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如何做好临时性会议的记录工作 作者:美高梅手机版登录4858会议速记公司-抢答器-表决器出租-奥沃德传媒 阅读量:

摘要:

从事秘书工作的同仁想必都遇到过这样的场景:某日上午,领导刚迈进办公室,下属单位或职能部门的负责人就跟了进去,火急火燎地向领导汇报一些棘手或紧急的情况。由于问题紧迫

   从事秘书工作的同仁想必都遇到过这样的场景:某日上午,领导刚迈进办公室,下属单位或职能部门的负责人就跟了进去,火急火燎地向领导汇报一些棘手或紧急的情况。由于问题紧迫,牵涉面广,已容不得半刻耽误,领导一个电话就把你的工作打断,让你通知相关人员速来开会。你来不及了解会议的议题和背景,一头雾水地拿起会议记录本匆匆走进会议室。

  这种临时动议性会议的会议记录工作,对记录人员的速记能力、理解能力和观察能力等都是一种考验。怎样做好这类会议的记录工作?小编在这结合自体会提出几点小小的建议,希望对会议记录工作者有所帮助。

一是要同步记录,忌会后补记。

  不能因情况紧急没有时间准备而不做会议记录,留待会后补记。有些单位可能带着书面材料上会汇报,面对这种情况也应当在会议现场同步记录。对于现场记录时不能确定的信息和关键内容,在会后应及时向发言人和其他参会人员求证、核对,确保会议记录的原始性、真实性、准确性。倘若当时未同步记录,完全凭印象和与会人员的书面发言材料在会后补记,会增加整理工作的难度。一方面,会议现场的发言内容与书面材料往往会有出入,比如:有的内容在材料中体现了,但口头表述时未提及;有的口头讲了,但书面材料中并没有;也有的材料中有,口头也汇报了,但所讲的意思有些不同,或深度、角度不同。如果纯粹靠记忆去补记发言内容,很难真实完整地再现当时的场景,如果会间有讨论或互动交流,其真实情况就更难复原了。另一方面,对于参会人员汇报的事项领导是如何判断和决策的,这是会议记录中不可或缺的关键信息。也就是说,会议记录既要有会上的汇报和讨论过程,也要有领导的决议情况,这是会议的主要成果,也是会后整理纪要的重要依据。同步记录会议情况的重要性由此可见一斑。

二是要日常记录,忌临时抱佛脚。

  这里所说的日常记录是指对本单位情况的日常关注与全面掌控。对于临时性会议,秘书在会前对会议议题和相关背景情况没有任何了解,看似无法做好准备,但“功夫在诗外,处处皆修行”。从某种程度上说,秘书对各下属单位或职能部门提请上会讨论事项的了解,不只来自当次会议现场的所见所闻,更多的应该是基于日常工作中对本单位全局情况、大小事务的详尽掌握和通盘考虑,对各下属单位和职能部门业务发展、工作动态的密切关注和悉心观察。平时不断积累各方面信息,对上下情况了然于胸,在会上听取汇报时才不至于懵懵懂懂、一知半解,做记录时才不会因理解不清而跟不上节奏、记不完整、记不准确。

三是要立体记录,忌会上图省事。

  录音笔、录像机、速录机、智能手机等是传统手写记录方式的重要补充工具。对于临时召开的会议,使用这些电子美高梅手机版登录网址服务会议记录工作是十分必要的。秘书在参加类似会议时,即便相关部门和参会人员有书面汇报材料,并且自己也能够采用速记速录的方法做会议记录,还是应充分运用录音美高梅手机版登录网址进行现场录音。对于特别重要且紧急的会议,在确保会议信息安全的前提下,还有必要安排两人做会议记录,并在会场最佳位置布置录音录像美高梅手机版登录网址录制影音文件资料,做好立体记录,留下完备的现场数据以备核查和存档。这样可以有效弥补手工记录速度跟不上、发言人员表达不清楚或方言难懂等问题造成的记录缺陷,也便于会后对发言和决议情况进行回放、复核与确认。

  怎么样,速记员同志们,是不是又学到了点呢?希望小编所将的能对大家有所帮助哦,有需要的朋友赶快收藏做个参考吧!感谢大家这段时间对小编的支持!

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